Jakarta – Kepala Divisi Pelayanan Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum Daerah Khusus Jakarta, Andi Yulia Hertaty membuka Rapat koordinasi lintas sektor yang membahas rencana digitasi dan digitalisasi arsip notaris dengan melibatkan beberapa narasumber eksternal, khususnya arsip yang berusia lebih dari 25 tahun.
Hadir sebagai narasumber dalam rapat tersebut Direktur Pengawasan Sertifikasi dan Transaksi Elektronik KOMDIGI Teguh Afriyadi, Kepala Bidang Operasional Pelayanan Balai Besar Sertifikasi Elektronik BSSN Abdul Khairul Zaka, Arsiparis Ahli Madya ANRI Seno, Akademisi Fakultas Hukum UI Hari Prasetyo dan Pengolah Data Aplikasi dan Database Pusdatin Kemenkum serta Majelis Pengawas Daerah (MPD) Notaris.
MPD menghadapi tantangan yang besar, dengan keterbatasan ruang penyimpanan dokumen fisik arsip notaris yang berusia lebih dari 25 tahun. sehingga digitasi dan digitalisasi dipandang sebagai solusi strategis untuk menjaga keberlangsungan data. Meski demikian, para narasumber menegaskan pentingnya penyimpanan dokumen fisik asli sesuai dengan regulasi kearsipan yang berlaku.
Selain itu, regulasi terkait kemungkinan pemusnahan dokumen pasca digitasi masih perlu ditinjau lebih lanjut. Isu keamanan menjadi fokus utama, termasuk penerapan tanda tangan elektronik dan segel digital untuk memastikan kerahasiaan, integritas, dan keabsahan hukum arsip.
Direktur Pengawasan Sertifikasi dan Transaksi Elektronik KOMDIGI Teguh Afriyadi menekankan pentingnya membedakan digitasi (konversi arsip fisik ke digital) dengan digitalisasi (penerapan proses elektronik secara penuh).
Beberapa rekomendasi yang disampaikan adalah perlunya pedoman teknis konversi dokumen, pembangunan repositori digital nasional yang aman, dan peninjauan ulang regulasi terkait masa penyimpanan arsip notaris.
Sebagai tindak lanjut, Kantor Wilayah Kementerian Hukum Daerah Khusus Jakarta akan menyusun pedoman teknis, mengajukan rekomendasi revisi regulasi kepada Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, menyusun roadmap integrasi sistem, melaksanakan proyek percontohan, serta berkoordinasi dengan Pusdatin Kementerian Hukum untuk melakukan uji keamanan aplikasi PASTI.
